الوقت = الحياة ، لذلك عندما تضيع وقتك فأنت تضيع حياتك ، وعندما تستغلُّ وقتك فأنت تستغلُّ حياتك.

عملية تنظيم وإدارة الوقت والمهام مرَّت حتى الآن – كما يقول ستيفن كوفي – بأربعة مراحل:

• المرحلة الأولى: تسجيل المهام التي تريد عملها في قائمة خاصة ، وهي تساعدنا على تذكُّر مانريد القيام به. وتسمى بالإنجليزي checklist أو to do’s.
• المرحلة الثانية: هي التقاويم وجداول المواعيد ، وهذه أدق من السابقة لأنها تربط المهام بتواريخ وأوقات محددة.
• المرحلة الثالثة: تم الاعتماد فيها على التخطيط ووضع الأهداف قصيرة وبعيدة المدى ، حتى نقوم بوضع ترتيب وأولويات للمهام التي نريد القيام بها ، وتسمى بالانجليزي prioritizing.
• المرحلة الرابعة والأخيرة تعتمد إدارة الوقت فيها على إدارتنا لأنفسنا. وسأتحدث عنها بالتفصيل في هذا الموضوع.

تعتمد كتابة المهام في المرحلة الرابعة على التخطيط ووضع الأهداف الشخصية بما يتناسب مع رؤيتنا ورسالتنا في الحياة ، حتى نستطيع التمييز بين المهام التي تعتبر هامة وضرورية بالنسبة لنا والمهام الغير ضرورية والغير مفيدة لنا. ففي البداية نأتي بورقة وقلم ، ونقوم بكتابة كل المهام والأشياء التي نرغب أن نقوم بها والتي ستؤثر في حياتنا تأثيراً إيجابياً ، ثم نتأمّل في حياتنا وروتيننا اليومي ، ونقوم بتسجيل كل الأشياء التي نقضي فيها وقتنا بشكل مستمر.

وبعدما ننتهي من كتابة المهام التي نقوم بها والتي نرغب في القيام بها ، نقوم بتقسيم هذه المهام لأربعة أقسام أو جداول:

• في الجدول الأول نقوم بكتابة كل المهام المهمة والعاجلة ، مثل:
  • الصلاة: هامة لنا كمسلمين، وعاجلة لأنها لاتحتمل التأخير.
  • الذهاب للجامعة أو للعمل: هام لأنه غالباً يتعلق به مصير الشخص وعاجل لأن له وقت محدد لايمكننا التأخر عنه.
  • الذهاب للمستشفى في حال حدوث إصابات قوية.
  • إذا طلب منك والدك بأن تذهب معه في زيارة أو لتنفيذ مهمّة عاجلة. هذه المهمّة ستكون من ضمن الجدول الأول إذا كنّا نضع برَّ الوالدين من ضمن رسالتنا في الحياة ، وإلا ستكون من ضمن الجدول الثالث!
  • وغيرها من الأشياء الهامّة بالنسبة لنا والّتي لانستطيع أن نتحكّم بوقت إنجازها.
• في الجدول الثاني ، نكتب الأشياء المهمة ولكنها غير عاجلة ، مثل:
  • صلة الرّحم ، مهمة لنا كمسلمين ولكنها غير عاجلة ، لأننا نستطيع صلة رحمنا في أي وقت نريده.
  • أخذ دورات أو تعلّم شيء جديد يزيد من خبرتنا ومهارتنا ، مهمة لأنها من الممكن أن تفتح لنا باباً للترقية أو لمنصب أو غيرها ، ولكنها غير عاجلة لأننا نستطيع أن نأخذها في أي وقت نريده.
  • قراءة القرآن أو الصدقة أو كفالة الأيتام أو العمرة والحج، مهمة لنا كمسلمين لأن فيها الخير العظيم ، ولكنها غير عاجلة لأننا نستطيع أن نقرأ القرآن أو نتصدق في أي وقت نريده.
  • الرياضة و الاهتمام بالصحة أو عمل مشروع أو التخطيط أو الاقلاع عن التدخين أو ترك سماع الأغاني.
  • وغيرها الكثير من الأعمال التي تعتبر هامة للغالبية العظمى ولكنها غير عاجلة لأنه يمكن القيام بها في أي وقت.
• في الجدول الثالث ، نكتب الأشياء الغير هامة ولكنها عاجلة ، مثل:
  • مشاهدة البرامج أو المسلسلات التلفزيونية أو المباريات ، تعتبر أشياء غير هامّة للغالبية لأنها لن تفيدنا بشيء ، ولكنها عاجلة لأنها تتطلب منا متابعتها في وقت محدد.
  • المكالمات الهاتفية أو محادثات الانترنت الفوريّة، أغلبها غير هامّة ولكنها عاجلة لأنها تتطلب منا رداً واستجابةً في وقتها.
  • قراءة رسائل البريد الالكتروني أو رسائل الجوّال الغير هامّة.
  • وغيرها من الأشياء التي تعتبر غير هامة وغير مفيدة ، ولكنها تتطلب منا الاستجابة لها بسرعة.
• الجدول الرابع ، نكتب فيه الأشياء الغير هامة والغير عاجلة في نفس الوقت ، مثل:
  • مشاهدة الأفلام ، تعتبر غير هامّة وغير عاجلة لأننا نستطيع مشاهدتها في أي وقت نريده.
  • قراءة المجلات والأخبار ومتابعة مواقع الانترنت الغير مهمة و التي لاتكون مفيدة لنا.
  • الألعاب بمختلف أنواعها.
  • وغيرها مما يتّصف بعدم الأهميّة و الفائدة ولا يتطلب منا تنفيذه في وقت عاجل.

أحبُّ أن أنوّه هنا بأن الأمثلة التي كتبتها ليس بالضرورة أن تنطبق على كل الناس ، فمثلاً لو كانت مهنتي هي مدرِّب رياضي :D ، ستكون مشاهدة المباريات مباشرة على الهواء من ضمن مهام الجدول الأول ، ومن الممكن أن تكون من مهام الجدول الثاني إذا كنت أنوي مشاهدتها مسجَّلة حتى أركز وأعيد اللقطات والمشاهد التي أريدها. ولو كنت محرّراً صحفياًّ في المجال الفني على سبيل المثال ، ستكون متابعة الأخبار الفنيّة من ضمن المهام الهامّة والعاجلة. فتوزيع المهام على الجداول يعتمد على رؤية الشخص ورسالته في الحياة وأهدافه ومخططاته الشخصية.

بعدما كتبنا المهام ووزعناها على الجداول الأربعة ، تبدأ هنا عمليَّة إدارتنا لأنفسنا ..

فبالنسبة لأغلب الناس ، فهم يقومون بتنفيذ المهام الخاصة بالجدول الأول ، وتجدهم يركزون على مثل هذه المهام لأنّهم يعتقدون بأنهم سينجزون ويُعتبَرون أناساً ناجحين لأنهم نفذوها ، ولكن الحقيقة هي أن مثل هذه المهام تكون سبباً في زيادة الضغوط والتوتّر لدى الإنسان إذا كانت كثيرة وإذا كان الفرد يركّزُ عليها وعلى تنفيذها. وبعدما ينتهي الناس من مثل هذه المهام المهمّة والعاجلة يقومون بالانتقال مباشرة إلى مهام الجدول الثالث والرابع ، أي أنهم ينتقلون من الضغط والتوتُّر إلى الراحة والترفيه بدون أن يلتفتوا إلى المهام الموجودة في الجدول الثاني وهذا هو سرُّ عدم تحركهم وتطورهم في الحياة ، فعندما تراهم ستجدهم تقريباً على نفس حالهم وقدراتهم وعقلياتهم وأفكارهم التي كانوا عليها قبل عشر سنوات.

وفي المقابل يضع الناجحون جلَّ تركيزهم على مهام الجدول الثاني فقط ، لأنهم يعلمون أن تنفيذ مثل هذه المهام هو الذي يعمل الفارق بين الناس ، وهو الذي يجعلنا أناساً منجزين وناجحين.. فالناجحين يعلمون بأنهم لايملكون قدرة التحكُّم في مهام الجدول الأول – لأنهم سيقومون بتنفيذها على كل حال – لذلك لايتعبون أنفسهم وأذهانهم بالتفكير بها ، وأيضاً لايلتفتون إلى مهام الجدول الثالث والرابع التي يعرفون بأنّها مضيعة للوقت ، إلا إذا قاموا بالانتهاء من مهام الجدول الثاني.

باختصار ، سرُّ النجاح يكمن في المهام والأعمال المهمَّة والغير عاجلة ، متى ماركَّزنا عليها وقمنا بتنفيذها سنكون من ضمن الناجحين بإذن الله. :) أتمنّى أن تكون الفكرة واضحة ومفيدة للجميع ، وأتمنَّى لكم أوقاتاً سعيدة ، وحياة مليئة بالإنجازات. :)

في الحقيقة استشارة الخبراء ضرورية ولكن … من المتعارف عليه أن مايناسب المعتصم ليس بالضرورة أن يناسب أحمد، ومايناسب محمد ليس بالضرورة أن يناسب عبدالله، فالناس أذواق، وكلٌّ له ميول واتجاهات تختلف عن الآخرين. لذلك سأشرح في هذه التدوينة طريقة علمية تسمى Scoring model تعلمتها في أحد دورات إدارة المشاريع الاحترافية PMP تساعدك على الاختيار بين عدة بدائل وبإذن الله ستعطيك أنسب بديل لك أنت. البدائل التي أقصدها هنا هي أي بديل، مثل اختيار جامعة أو اختيار تخصص جامعي، أو اختيار مشروع، أو وجهة سفر، أو شراء سيارة أو حقيبة يدوية أو جهاز جوال، أو اختيار وظيفة في حال منَّ الله عليك بعدة وظائف متاحة، أو حتى اختيار زوج أو زوجة في حال وجود أكثر من بديل. إذا أتى أمامك في يومٍ ما اختيارات من أي نوع، تستطيع – بإذن الله – بنفسك بواسطة هذه الطريقة أن تختار الاختيار الأمثل لك.

الخطوة الأولى: تحديد الاختيارات المتاحة ..

الخطوة الثانية: تحديد العوامل التي سأختار على أساسها ..

• خاصية البلوتوث.
• أن يكون استعمال الرسائل النصية SMS سهل وعملي.
• أن يدعم رسائل الوسائط MMS.
• أن تكون شاشته مناسبة لتصفح الانترنت.
• أن يكون تصفح الانترنت من خلاله مريح وسهل.

الخطوة الثالثة: رسم الجدول ..

• الأول يكون خاص بالعوامل، فنكتب العوامل فيه وهي في مثالنا هذا خمسة. وبعد كتابة جميع العوامل نكتب كلمة المجموع.
• الثاني سيكون لأهمية العامل وسنتركه فارغ حالياً.
• الثالث والرابع والخامس سيكونون للاختيارات المتاحة.

كما في الصورة:

طبعاً إذا كان لدينا خيار إضافي، نضيف له عمود خاص، وممكن نضيف أي عدد من الخيارات. وإذا أردنا إضافة عامل، نضيفه في صف خاص قبل صف المجموع، وبالإمكان إضافة عدد غير نهائي من العوامل. لكن طبعاً كل مازادت العوامل سيزيد الوقت في عمل الخطوات ومن الممكن أن يصبح عمل الخطوات صعبة جداً على ورقة إذا كانت العوامل والخيارات كثيرة لأننا سنقوم بعمليات حسابية كثيرة.

الخطوة الرابعة: كتابة أهمية كل عامل من العوامل ..

• العامل الأول وهو البلوتوث، لنفترض بأن أهميته بالنسبة لي قليلة لذلك سأقوم بإعطائه 20 من مئة، يعني سأكتب في عمود أهمية العامل مقابل عامل البلوتوث رقم 20.
• العامل الثاني وهو خاصية SMS، بالنسبة لي الخاصية مهمة جداً لذلك سأعطيها 50 من 100.
• العامل الثالث MMS غير ضروري لأني أستطيع فتح الرسائل عن طريق موقع الشركة، لذلك سأعطيه الرقم 10 من 100.
• العامل الرابع أن تكون الشاشة مناسبة لتصفح الانترنت، هذا ضروري جداًّ بحكم استخدامي للجوال كثيراً في التصفح، لذلك سأعطيه 70 من 100.
• العامل الخامس وهو سهولة تصفح الانترنت، بمعنى أن يكون استعراض الصفحات سهل وشبيه بالتصفح من الكمبيوتر. هذا العامل أيضاً مهم وسأعطيه 60 من 100.

الخطوة الخامسة: تقييم مطابقة العوامل مع الخيارات المتاحة ..

• البلوتوث: متاح فقط لاستخدام السماعة، ولايمكنني إرسال واستقبال الملفات بواسطته إلا عن طريق استعمال برامج لفك شفرة الجهاز، لذلك سأعطيه 10 من 100.
• الرسائل النصية SMS: متاحة وبأسلوب جميل، حيث أنها تجمع رسائلي مع كل شخص في صفحة واحدة لتصبح مثل برنامج محادثة، ولكنها لاتدعم خاصية تحويل الرسالة (إرسالها إلى رقم آخر) إلا عن طريق برامج فك شفرة الجهاز ولا تدعم خاصية تقرير الاستلام. لذلك سأعطيها 50 من 100.
• رسائل الوسائط MMS: غير متاحة في هذا الجهاز إلا عن طريق فك شفرة الجهاز، لذلك سأعطيها 5 من 100.
• مناسبة الشاشة لتصفح الانترنت: شاشة الجهاز حجمها مناسب جداً بالنسبة لي لتصفح الانترنت، سأعطيه هنا 85 من 100.
• سهولة تصفح الانترنت: تصفح الانترنت في هذا الجهاز رائع وعملي جداًّ بسبب وجود خاصية الـ multi touch للتقريب والتبعيد والنزول لأسفل الصفحة والصعود لأعلاها، سأعطيه هنا 100 من 100.

• البلوتوث: متاح في الجهاز ويسمح باستخدام السماعة وإرسال واستقبال الملفات عن طريقه واستعراض الملفات المستقبلة فيه سلس وسهل، سأعطيه 100 من 100.
• الرسائل النصية: متاحة في الجهاز وتوجد فيها جميع الخواص التي أحتاجها ولكن لايعجبني فيها أن كل رسالة تكون منفصلة عن الأخرى، لذلك سأعطيها 90 من مئة.
• رسائل الوسائط MMS: متاحة وتوجد فيها جميع الخواص التي أحتاجها، سأعطيه 100 من 100.
• مناسبة الشاشة لتصفح الانترنت: حجم الشاشة ليس بالجيد وليس بالسيء جداًّ، سأعطيه هنا 50 من 100.
• سهولة تصفح الانترنت: غير مريح وغير عملي أبداً بالنسبة لي، سأعطيه هنا 10 من 100.

• البلوتوث: متاح في الجهاز ويسمح باستخدام السماعة وإرسال واستقبال الملفات عن طريقه واستعراض الملفات المستقبلة فيه سلس وسهل، سأعطيه 100 من 100.
• رسائل SMS: متاحة وتوجد فيها جميع الخصائص الضرورية ولكن الرسائل الطويلة فيها تأتي متقطعة وعلى عدة أجزاء، وأحياناً تأتي الرسائل ناقصة، وأيضاً لايعجبني فيها انفصال الرسائل المتعلقة بنفس الرقم عن بعضها، سأعطيه هنا 70 من 100.
• رسائل الوسائط MMS: متاحة وتوجد فيها جميع الخواص التي أحتاجها، سأعطيه 100 من 100.
• مناسبة الشاشة لتصفح الانترنت: الشاشة مختلفة في هذا الجهاز عن باقي الأجهزة، فهي عرضية الشكل وارتفاعها قصير نسبياً، بالنسبة لي هي معقولة وسأعطيه هنا 70 من 100.
• سهولة تصفح الانترنت: التصفح ليس بالسيء ولا بالجيد، متوسط ولكنه غير عملي في الاستخدام، سأعطيه هنا 60 من 100.

الخطوة السادسة: النتيجة النهائية ..

هذه النتيجة للتمثيل فقط على استخدام الطريقة وليس بالضرورة أن تكون صحيحة أو تعبّر عن رأيي

هام جداًّ:
• يجب أن تقوم بمراجعة أهمية العوامل أكثر من مرة حتى تتأكد بأنها موافقة لاهتمامك ورغبتك الخاصة. كلما زادت الأرقام موافقة لرغبتك كلما زادت دقة النتيجة بإذن الله.
• يجب أن تكون الأرقام الموضوعة في الخيارات لموافقتها لكل عامل صحيحة ومحايدة، ابحث عن الجوال الذي تريده (أو أي شيء آخر) وتأكد من درجة موافقته للعامل المقابل. إذا لم تكن الأرقام صحيحة وحيادية فلن تكون النتيجة صحيحة.

في النهاية هذا ملف إكسل جاهز للعمليات الحسابية، كل ماعليك هو إدخال البيانات وستتم الحسابات تلقائياً إن شاء الله. وكتبت فيه تلخيص لطريقة الاستعمال. أعتذر إذا لم يكن الشرح واضح، وإن شاء الله أنا على أتمِّ الاستعداد لكتابة مثال آخر وتوضيح إضافي إذا أراد أحد ذلك. وأي استفسار أنا في خدمة الجميع. :)

مع تمنياتي لكم باختيارات موفقة دائماً. :)